Ausgehend von der Begriffsklärung für Content Management im vorherigen Kapitel, kann ein Content Management System (CMS) als "ein IT-basiertes System zur Organisation, Verwaltung und Durchführung des Content-Management"6 verstanden werden.
Wie bereits angedeutet, ist Content Management kein deutlich abgegrenzter Bereich einer Organisation, sondern über Schnittstellen mit seiner (organisatorischen) Umwelt verbunden. Ebenso verhält es sich mit dem CMS, welches inzwischen in der Regel nicht als separate Software-Lösung anzufinden ist, sondern beispielsweise in Intra- und Extranets von Unternehmen integriert ist.
Von der Nutzung eines Content Management Systems versprechen sich die anwendenden Organisationen einige Vorteile. Durch einfach zu bedienende Dialoge und Komponenten sollen auch (programmier-)technisch weniger versierte Anwender Zugang zum Publishing-Prozess erhalten, wodurch Inhalte durch ihre Ersteller direkt publiziert werden können, die Benutzer also unabhängiger von der "IT" werden, und die entstehenden Aufgaben auf mehreren Schultern verteilt werden können.7
Je nach Grad der CMS-Integration können die ursprünglichen Aufgaben, die sich aus dem Content Management ergeben, um einige weitere ergänzt werden:
Um die Distribution von Content auf möglichst verschiedenen Kanälen zu realisieren, muss der Inhalt in "reiner" Form vorliegen. An dieser Stelle sei das einfache Beispiel eines Webportals bemüht, welches Inhalte publiziert, die zum Teil selbst erstellt, zum Teil von anderen Institutionen übernommen wurden (Stichwort Content Syndication), diese aber einheitlich darstellen will. Die Inhalte werden neutral (zum Beispiel als mit Meta-Daten versehener Text) gespeichert und erst bei Generierung der Seite in ein (XHTML-)Template geladen.
Durch diese Trennung des Inhalts vom Layout, und die damit verbundene Entkopplung vom Zielmedium ist die Grundvoraussetzung für Crossmedia-Publishing gegeben. Je nach Ausgabemedium wird ein anderes Template verwendet, und der Content entsprechend distribuiert.
Content Management macht in der Regel nur als Mehr-Benutzer-Lösung Sinn. Gerade bei großen Unternehmen und Organisationen, die zum Teil rund um den Globus verteilt arbeiten, ist die dezentrale Bearbeitung von entscheidender Bedeutung. Hierin ist zu einem großen Teil auch der Erfolg von WCMS-Lösungen zu sehen, die mit Hilfe des Internet und seiner Technologien auf einfache Art und Weise den zentralen Zugriff auf ein zentrales Repository ermöglichen.
Durch den Zugriff mehrerer Benutzer auf ein und die selbe Komponente zur gleichen Zeit können Konflikte auftreten, welche im schlimmsten Fall einen Informationsverlust zur Folge haben können. Ein CMS muss in einem solchen Fall Mechanismen bereitstellen, diese Art von Konflikten zu lösen, oder gar nicht erst zuzulassen.
Ein großes Portal "lässt sich nur mit genau definierten Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters effektiv verwalten. Dafür sind Mechanismen notwendig, die den Workflow (Ablauf der Arbeitsschritte) der Website im Content Management System abbilden. Ein Rollenkonzept regelt hierbei den aufgaben bezogenen Zugriff auf Teile des Systems."8
Je nach Art des zu publizierenden Contents, kann es erforderlich sein, dass dieser einen Freigabezyklus durchläuft, in dem er zum Beispiel auf Fehler untersucht, oder die inhaltliche Konsistenz in Bezug auf anderen Content überprüft wird.
Die Workflow-Komponente steuert dies, indem zum Beispiel die Benutzer mit der entsprechenden Rolle Nachrichten erhalten, die sie auf den Content hinweisen, der überprüft werden soll, oder bei Ablehnung des Contents diesen zur Korrektur an den Autor zurückschicken.
An dieser Stelle gibt es eine enge Verzahnung mit der Funktion der Systemsicherheit, die gewährleistet, dass auf den Content je nach seinem Status nur von Benutzern zugegriffen werden kann, die die auf die aktuelle Aufgabe bezogene Rolle haben.
Ständig wiederkehrende Aufgaben, wie das Verschieben von älterem Content ins Archiv, die Aktualisierung von Navigation, Sitemap und ähnlichem sind Beispiele aus dem Bereich des CM einer Website, bei denen sich die Automatisierung geradezu aufdrängt. Aufgaben, die festen und immer gleichen Regeln folgen, können durch entsprechende Komponenten automatisiert werden. Ein CMS sollte hier Möglichkeiten bieten, derartige Module zu integrieren, bzw. selbst welche zur Verfügung stellen.
Ob in Bezug auf Inhalte oder Layout, eine Seite oder eine komplette Site, in vielen Fällen ist eine Versionskontrolle empfehlenswert. So ließe sich bei Änderungen von Content "dessen ursprünglicher Zustand als Version sichern. Damit immer wieder rekonstruiert werden kann, was wann wie [...] zu sehen war. Die Anzahl der Versionen, die zu jedem Inhalt gespeichert werden, lässt sich idealerweise im System einstellen"9
Daraus ergeben sich nützliche Funktionen wie zum Beispiel Dokumentation (welche Inhalte wann zur Verfügung standen), Roll-Back und Re-Use (Wiederverwendung älteren Contents). Zudem unterliegen einige Unternehmen "der gesetzlichen Pflicht der Archivierung und Dokumentation, auch im Web. Gerade hier kommt es auf eine leistungsfähige Versionierung an."10
Da das CMS nicht als Insellösung funktionieren, sondern womöglich in bestehende IT-Strukturen integriert werden soll, muss es möglich sein, andere Software auf den unterschiedlichen Ebenen eines CMS einzubinden, bzw. umgekehrt. So ist zum Beispiel denkbar, dass eine Benachrichtigung durch die Workflow-Komponente, nicht nur im CMS selbst stattfindet (der Benutzer müsste an das System angemeldet sein, um die Nachricht zu lesen), sondern zum Beispiel auch per Email.
Ebenfalls wichtig sind Schnittstellen zu Standards (XML, Dublin-Core usw.), die auf einfache Art und Weise den Austausch von Content zwischen unterschiedlichen CMS ermöglichen. Import- und Export-Funktionen wären eine Möglichkeit einen solchen Austausch zu implementieren. Da ein CMS selten die Anforderungen der einsetzenden Organisation genau erfüllt, sollte die Möglichkeit gegeben sein, mittels Skriptsprachen und Modulen die Funktionalität erweitern zu können.